VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'adjoint(e) de direction auprès de la direction du Secrétariat général et de la Direction exécutive de l’engagement organisationnel ?

Vous souhaitez mettre votre expertise au service d'une direction stratégique et jouer un rôle clé au cœur des activités institutionnelles d'une grande école universitaire?

Au sein du Secrétariat général et de la Direction exécutive de l'engagement organisationnel, vous serez un(e) collaborateur(trice) essentiel(le) auprès d'un cadre exécutif. Vous assurerez la planification, l'organisation et la coordination d'activités institutionnelles, ainsi que le suivi de dossiers variés et complexes. Vous contribuerez également à faciliter les échanges avec les instances, les unités de l'École et les partenaires externes. Votre jugement, votre autonomie, votre discrétion et votre diplomatie seront au cœur de votre contribution au bon fonctionnement des directions.

Vous serez responsable de :

• Assurer un rôle de soutien et de liaison auprès des différents intervenants en accueillant les personnes qui s’adressent à la direction, en répondant à leurs demandes concernant les dossiers, les politiques, les règlements et, dans une certaine mesure, les enjeux institutionnels et stratégiques de l’École. Effectuer les recherches nécessaires, valider les informations et orienter les demandes vers les ressources appropriées. Assurer la liaison et la circulation de l’information avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les unités de l’École, les établissements d’enseignement, les ministères et les partenaires régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner les activités liées à la gouvernance et au fonctionnement des instances en prenant en charge la logistique des réunions et des comités, en effectuant les recherches nécessaires et en rassemblant la documentation pertinente. Au besoin, participer aux rencontres, consigner les délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre pour approbation. Assurer la communication des décisions aux responsables concernés et effectuer les suivis requis. Planifier et coordonner les séances de formation en gouvernance destinées aux membres des instances de l’ÉTS.
• Assurer le suivi des désignations aux instances du réseau de l’Université du Québec (UQ); planifier et coordonner les processus de nomination à l’ÉTS nécessitant une consultation, notamment en préparant les activités de consultation, en assurant les communications avec les personnes et les instances concernées et en veillant au respect des directives et des échéanciers en vigueur.
• Assurer la coordination et le suivi des dossiers de la direction en prenant les dispositions nécessaires à leur réalisation, en assurant la collaboration des intervenants concernés, en veillant au respect des échéanciers et en soumettant à la personne supérieure les dossiers nécessitant son attention. Jouer un rôle de coordination administrative auprès des gestionnaires du Secrétariat général et de la Direction exécutive de l’engagement organisationnel.
• Assurer un soutien exécutif proactif auprès de la personne supérieure en anticipant ses besoins, en gérant son agenda et sa boîte courriel, en planifiant ses activités et en coordonnant ses rencontres. Évaluer la pertinence et la priorité des demandes, en préciser les objectifs, préparer la documentation nécessaire et veiller à ce que la personne supérieure dispose de l’information et du temps requis pour exercer ses responsabilités. Maintenir une collaboration étroite avec celle-ci afin de l’informer de ses engagements à venir et d’en assurer le suivi. En son absence, évaluer les demandes reçues, traiter celles relevant de son champ de responsabilité et acheminer les situations nécessitant une intervention aux personnes concernées.
• Coordonner les communications et la production documentaire de la direction en prenant connaissance du courrier, en effectuant les vérifications nécessaires et en traitant les demandes selon les priorités. Rédiger la correspondance, les notes de service, les exposés et les rapports destinés aux cadres de direction, aux comités et aux conseils d’administration. Analyser les documents reçus, coordonner leur préparation, leur production et leur présentation, compiler les renseignements et les statistiques nécessaires et assurer les suivis auprès des personnes concernées. Préparer les documents destinés à la diffusion et veiller à la mise à jour des contenus intranet et Web de la direction.
• Organiser les événements et les activités de représentation de la direction, tels que les dîners d’affaires, les réceptions et les événements institutionnels, en coordonnant les invitations, les réservations et les suivis nécessaires. Planifier les déplacements et les voyages d’affaires de la personne supérieure et apporter, au besoin et à la demande du gestionnaire, un soutien à la Régie des événements institutionnels.
• Assurer le soutien administratif et budgétaire de la direction en collaborant à l’administration du budget, en effectuant le suivi et le contrôle des dépenses et en préparant les rapports de dépenses, les demandes de paiement, les commandes de fournitures et les contrats de service professionnels.
• Assurer la gestion documentaire et le maintien des outils et systèmes de travail de la direction en organisant les documents et les dossiers inhérents à ses activités et en collaborant à leur classement, à leur élagage et à leur archivage selon les procédures en vigueur. Tenir à jour les systèmes d’information et les logiciels de bureautique, participer à leur développement afin d’en améliorer l’efficacité et assurer l’utilisation et l’entretien courant des appareils de bureau.
• Maintenir à jour les outils de référence et les listes de contacts de la direction, notamment les coordonnées des partenaires et des contacts politiques, en vue de faciliter les communications et les différents envois institutionnels.
• Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
   

La liste des tâches et des responsabilités présentées ci-dessus est sommaire et indicative. Elle ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches et des responsabilités susceptibles d’être confiées à la personne salariée occupant ce poste.

PROFIL RECHERCHÉ

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d’étude collégiale (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

 

Expérience

• Cinq (5) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire.

 

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ

Habiletés particulières

• Grâce à votre sens de l’organisation et à votre capacité à prioriser, vous coordonnez efficacement plusieurs dossiers simultanément, gérez les demandes concurrentes et respectez les échéanciers, même dans des situations complexes.
• Votre autonomie et votre sens de l’initiative vous amènent à anticiper les besoins, à prendre des décisions éclairées et à proposer des solutions adaptées aux enjeux rencontrés.
• Votre jugement professionnel et votre agilité vous permettent de gérer les imprévus avec discernement, de vous adapter aux changements de priorités et de réagir efficacement aux situations délicates.
• Vos aptitudes relationnelles et votre sens de la diplomatie favorisent des relations professionnelles solides et des communications empreintes de tact auprès d’interlocuteurs variés, notamment des membres de la direction et des partenaires institutionnels.
• Votre rigueur et votre souci du détail se reflètent dans la qualité et l’exactitude de vos travaux, à la fiabilité des documents produits et au respect des exigences administratives.
• Votre esprit de collaboration et votre sens de la confidentialité vous permettent de travailler efficacement avec différents intervenants, de protéger les informations sensibles et de contribuer à un climat de confiance.

 

Autres habiletés
 

• Vous possédez une expérience significative en soutien administratif de haut niveau et maîtrisez les fonctionnalités avancées d’Outlook, notamment pour la gestion d’agendas complexes et la coordination de rendez-vous.
• Vous démontrez une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi que de solides aptitudes rédactionnelles.
• Vous utilisez avec aisance les outils de Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint et SharePoint.
• Vous êtes à l’aise avec divers outils de communication, de collaboration et de gestion documentaire, notamment Teams, Zoom et M-Files.
• Vous êtes en mesure de communiquer aisément en anglais, à l’oral et à l’écrit (un atout).

 

Dans le cadre du processus de sélection, les personnes retenues seront invitées à passer des tests de bureautique en lien avec les exigences du poste et à participer à une entrevue en présentiel prévue durant la semaine du 30 novembre 2026.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!