Adjoint(e) exécutif(ve)

Le projet Windfall, détenu par Gold Fields, est situé dans le nord du Québec. En rejoignant notre équipe passionnée, engagée à créer une valeur durable au-delà de l’exploitation minière, vous aurez l’opportunité de contribuer à la construction et à la mise en service d’un projet minier de classe mondiale, l’un des plus ambitieux de ces dernières décenniGold Fields est un producteur d’or diversifié à l’échelle mondiale, avec des opérations en Australie, en Afrique du Sud, au Ghana, au Pérou, au Canada et au Chili. Chez Gold Fields, nous nous engageons à bâtir une main-d’œuvre inclusive et reconnaissons que la diversité des talents de nos employés est un facteur clé de notre croissance, de notre performance et de notre succès.

Afin de soutenir nos opérations, nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve).

Ce poste vous offre l’opportunité de mener des initiatives à fort impact, de collaborer avec des experts et de contribuer à la croissance de nos opérations au Québec. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où les défis et un milieu de travail exceptionnel favoriseront votre développement professionnel.

Description du poste

Relevant de la vice-présidente environnement et relations communautaires, l’adjoint exécutif sera responsable d’assister la direction dans la planification, l’organisation et la coordination de ses activités incluant l’agenda, la gestion des documents et de la correspondance. Il organisera et coordonnera les réunions, les déplacements, et les voyages.  Basé à Montréal, il sera appelé à travailler sur un horaire de 5/2 avec possibilité de télétravail.

Tâches et responsabilités

• Préparer, saisir, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes;
• Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• Effectuer des relances aux collaborateurs et compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les suivis principalement pour le bureau chef;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• Collaborer sur le mode de fonctionnement du bureau;
• Superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• Assurer la participation de l’équipe à des conférences et autres activités externes incluant l’assemblage des kiosques et la commande de matériel promotionnel;
• Être le point de contact logistique de l’équipe affaires externes;
• Respecter en tout temps les politiques et règles en matière de santé-sécurité du travail et d’environnement;
• Effectuer toute autre tâche connexe au poste d’adjoint exécutif étant pertinente à la réussite du projet.

Compétences recherchées

• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication;
• Capacité à bien travailler sous pression;
• Avoir le souci du détail, être une personne rigoureuse et méthodique;
• Bon sens de l’organisation, autonomie et grande discrétion;

Compétences techniques

• Excellente connaissance des logiciels Microsoft (Excel, Word, Outlook);
• Très bonne maîtrise du français et de l'anglais dans l'expression orale et écrite.

Qualifications requises

• DEC en administration ou domaine connexe ou expérience pertinente équivalente;
• Minimum de (5) ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive;
• Bilingue (sera appelé à travailler avec les membres du partenariat Gold Field et collaborateurs anglophones).