Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'entreprise

La Coopérative d'habitation la Rive Gauche est une entreprise d'économie sociale qui offre 304 logements abordables sur 20 immeubles dans plusieurs quariers de Sherbrooke.

Description de l’offre d’emploi

L’adjointe administrative à la réception exerce les fonctions suivantes :

Réception et service à la clientèle :

• Procéder quotidiennement à l’ouverture du bureau;
• Accueillir toute personne se présentant à la réception;
• Recevoir et filtrer les requêtes puis les acheminer aux personnes concernées;
• Répondre aux demandes de renseignement;
• Effectuer les encaissements des loyers en présentiel;
• Recevoir et traiter les courriels, le courrier postal et les colis en assurer l’ouverture et la distribution;
• Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau;
• Assurer le suivi des commandes des fournitures de bureau sous l’approbation de la direction générale adjointe.

Support administratif :

• Réception et traitement des factures fournisseurs; Des assurances habitation des membres;
• Recevoir les demandes de réparations des membres ;     
• Produire numériquement les bons de travail et les bons de commandes à partir des demandes de réparations ;
• Produire les rapports de demandes de réparations hebdomadaires ;
• Produire les feuilles de temps de la maintenance ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de la direction générale.

Compétences et qualifications requises

• Démontrer une habileté et un intérêt dans le traitement et le classement des données papier et numérique ;
• Démontrer une bonne capacité de gestion des priorités ;
• Facilité à s’adapter au changement ;
• Avoir un excellent sens de l’organisation ;
• Démontrer une bonne capacité d’analyse et de compréhension ;
• Faire preuve de courtoisie, d’empathie et de contrôle de soi ;
• Avoir une facilité à communiquer des informations précises à l’oral et à l’écrit ;
• Se démarquer par son initiative et sa capacité à trouver rapidement l’information demandée, de manière autonome, par les moyens qui sont mis à sa disposition ;
• Maîtriser la gestion d’un système téléphonique ;
• Maîtriser l’utilisation des outils de la suite MS Office, plus particulièrement Outlook, Word et Excel, le logiciel Hopem (encaissements) en plus de démontrer de l’ouverture à manœuvrer dans tout autre système informatique.

Conditions de travail

• L’horaire de travail : de jour de 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00, du lundi au vendredi (incluant une heure de dîner non rémunérée) ;
• Salaire et avantages selon les normes en vigueur ;
• REER ;
• Programme d’aide aux employés ;
• Des projets stimulants et enrichissants ;   
• Des activités sociales.

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique

Expérience2 à 3 ans

Compétences

• Respect des normes et règlements
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pression