Adjoint/adjointe de direction

Description de l’offre d’emploi

DESCRIPTION DE TÂCHES ET QUALIFICATIONS – ADJOINT À LA DIRECTION
Titre du poste : Adjoint à la direction
Supérieur immédiat : Directeur général

L’adjoint à la direction soutient la direction générale en assurant la coordination des activités administratives et opérationnelles de l’organisme.

DESCRIPTION DE TÂCHES
•    Gérer les communications et les demandes administratives;
•    Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs;
•    Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats;
•    Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
•    Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
•    Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
•    Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
•    Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
•    Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
•    Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
•    Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;
•    Effectuer toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
•    Diplôme d’études collégiales ou formation universitaire en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.
Expérience
•    3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration;
•    Expérience en gestion administrative, suivi financier, facturation, paiements, paie et gestion de dossiers;
•    Connaissance technique : maîtrise avancée de la suite Microsoft 365;
•    Excellent français;
Qualités et aptitudes
•    Disponibilité; Initiative; Entregent; Autonomie; Capacité d’adaptation; Honnêteté; Respect; Discrétion; Confidentialité; Capacité de discernement; Habileté en travail d’équipe; Bon sens d’organisation; Rigueur; Gestion du stress.
 

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires

Expérience3 à 5 ansTravailleuses et travailleurs expérimentésCette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)