Agente ou agent de bureau cl. i

Description de l’offre d’emploi

Poste régulier. Centre Élisabeth-Bruyère.

Attributions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle gère la salle d’examens et effectue de la surveillance des élèves lors des périodes d’examens. Elle s’assure également du classement d’examens et de la confidentialité des données recueillies.

Elle s’assure du bon fonctionnement du magasin et gère l’inventaire du matériel nécessaire. Elle accueille les élèves et s’assure que les élèves ayant des aide-technologiques reçoivent les biens nécessaires.

Elle participe aux tâches reliées à l’inscription des élèves : prise de photos, horaires de cours, processus d’inscription.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes du centre de services scolaire ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.

Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en comptabilité et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Langues

• Français parlé et écrit - Faible

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité

Expérience1 à 2 ans