Réceptionniste / Adjoint(e) administrative

*Pour être considérés, les candidats et candidates doivent détenir les permis nécessaires pour travailler au Canada.*

Le Centre d’hébergement et de soins de longue durée Côté-Jardins inc., possède deux installations à Saint-Augustin-de-Desmaures et à Sainte-Foy. Il accueille des adultes en perte d'autonomie fonctionnelle ou psychosociale).

Milieu de travail bienveillant et dynamique, le bien-être des résidents et des employés est au cœur des préoccupations de l'établissement.

Vous êtes fan de challenges ? La diversité ne vous fait pas peur ? L'adaptabilité, un vrai jeu d'enfant?

Une chose est sûr, l'ennui on ne connaît pas !

Rejoignez nous! Nous avons l'emploi fait pour vous!

Notre installation Jardins du Haut-Saint-Laurent est actuellement à la recherche d'un/une agent(e) administrative secteur secrétariat.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Personne qui assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies du milieu où elle exerce ses responsabilités.

Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.

Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.

Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d'organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique.

Elle peut également effectuer des tâches relevant d’un secteur d’activités tel que la comptabilité ou l’approvisionnement.

Vos responsabilités:

• Recevoir et acheminer les communications téléphoniques;
• Accueillir et diriger les résidants, familles et autres personnes;
• Ouvrir la porte d’entrée lorsque les visiteurs n’ont pas de carte d’accès;
• Programmer et désactiver les cartes d’accès (winpass) pour les employés, les résidants et leur famille;
• Informer la secrétaire d’établissement du manque de fournitures ou tout autre problème;
• Préparer divers documents lors d’admission ou mouvement de résidants;
• Maintien et transmission des mouvements de bénéficiaires aux différents membres administratifs (boîte vocale, télécopieur, distribution de listes, et dans certains logiciels);
• Faire des photocopies, trier et distribuer le courrier et les télécopies et en faire la distribution;
• Maintenir en quantité suffisante les exemplaires de menus et d’activités;
• Monter les pochettes pour l’hébergement;
• Déchiqueter divers documents;
• Poster le courrier, s’il y a lieu;
• Effectuer les différentes tâches demandées par les gestionnaires (effectuer divers appels téléphoniques, correction de textes, prise de messages, revamper des documents, faire une recherche sur Internet (adresses, localisation, médecins, etc.); faire des étiquettes, exécuter des travaux de pliage, reliage, etc.;
• Faire des recherches sur la surveillance vidéo;
• Référer à la bonne personne, en cas de situation de crise;
• S’occuper de la caisse enregistreuse et préparer les dépôts;
• S’il y a lieu, ouvrir la porte pour la réception des marchandises;
• Veiller au bon fonctionnement des équipements (photocopieuse, timbreuse, caisse enregistreuse, imprimante et téléphone ainsi que téléphone sans fil de la réception);
• Plastifier des documents;
• Vendre et fabriquer les cartes repas pour les locataires et visiteurs;
• Saisir les mouvements de résidants dans Hopem;
• Saisir AH223, appels de service et les fiches d’entretien préventif;
• Distribuer les planificateurs et les horaires au personnel de soins;
• Acheminer les chèques de loyers et les factures à Côté Jardins;
• S’assurer que les bacs de la photocopieuse soient pleins avant de partir et qu’il y ait suffisamment d’exemplaires dans le registre des visiteurs.

Horaire: 

• Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Ce que nous vous offrons :

** Nouveau** Salaire du réseau

• Stationnements gratuits
• 4 semaines de vacances
• 9,6 jours de maladie payés et 13 congés fériés payés par année
• Assurances collectives
• Régime de retraite
• Équipe de gestionnaires présente et à l’écoute
• Milieu familial et chaleureux, favorisant la continuité des soins et le développement d’un lien de confiance avec nos résidents.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.