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Afin de répondre aux besoins croissants des services de formation professionnelle (FP), de reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) ainsi que des services aux entreprises (SAE), nous sommes à la recherche d’une agente ou d’un agent de bureau, classe I.

La personne retenue jouera un rôle essentiel en offrant un soutien administratif quotidien aux professionnels et à l’équipe de direction, contribuant ainsi au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités.

Il s'agit d'un poste temporaire à temps plein à combler jusqu'au 30 juin 2026 ou au retour de la titulaire. L'horaire de travail est du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.

Nos avantages

Possibilité de faire du télétravail jusqu'à trois (3) jours par semaine (projet pilote);
Quatre (4) semaines de vacances après une année de travail et deux (2) semaines de congé pendant la période des fêtes;
Journées de maladie et congés spéciaux;
Régime d’assurance collective;
Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP);
Programme de loisirs diversifiés et de rabais employés;
Programme d’aide aux employés.

Responsabilités

Assurer le traitement des courriels des boîtes communes et des appels téléphoniques;
Rédiger et réviser divers documents et correspondances administratives;
Offrir un service à la clientèle auprès des étudiants, des entreprises et des partenaires externes;
Effectuer la saisie, la mise en page et la relecture de données et documents relatifs aux formations (AEP, AF, FC);
Prévoir l’organisation des cours des différentes formations (par exemple : préparer les documents pour les enseignants, créer les réunions TEAMS, transmettre les liens d’examen, produire les attestations provisoires, les fiches d’enregistrement et autres documents requis);
Collaborer à la rédaction et au suivi des contrats et plans de projet liés aux formations;
Veiller au respect des directives et aux encadrements avec les partenaires pour l’organisation des formations;
Effectuer les commandes nécessaires au bon déroulement des formations et tenir à jour l’inventaire des manuels;
Assurer le suivi des formations sur les différentes plateformes internes et externes;
Préparer les attestations de formation et de participation;
Gérer les inscriptions en ligne des candidats;
Fournir un soutien administratif aux professionnels des services selon leurs besoins;
Accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences et compétences recherchées

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou d'un diplôme d'études secondaires;
Avoir une (1) année d'expérience pertinente;
Réussite des examens de français ainsi que de Word et d'Excel intermédiaire;
Très bonne maitrise des outils Microsoft ;
Habileté de base avec les réseaux sociaux
Sens développé de l’initiative et de l’autonomie;
Grand sens du service à la clientèle et habiletés à établir des relations interpersonnelles à plusieurs niveaux;
Très bon sens de l’organisation;
Habileté à travailler sous pression;
Bon esprit d’équipe et de collaboration.

Langues

Français parlé - Élevé - Exigence
Français écrit - Élevé - Exigence

Emplois en secrétariat et soutien administratif

Agente, agent de bureau, classe I