Description du poste

Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint·e administratif·ve pour soutenir le bon fonctionnement de nos bureaux, faciliter les opérations quotidiennes et faire le pont entre les membres de l’équipe et les services administratifs et technologiques. Ce rôle clé offre l’occasion de contribuer à une organisation engagée dans la transition écologique, en assurant une logistique fluide et un environnement de travail efficace, convivial et bien organisé.

Vous jouerez un rôle central dans la coordination de multiples volets : gestion des bureaux de Québec et Montréal, appui aux équipes pour les déplacements et événements et lien avec les services informatiques gérés. Si vous aimez résoudre des problèmes et soutenir une équipe dynamique, ce poste est fait pour vous.

Responsabilités

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste aura pour responsabilités principales:

Soutien administratif et logistique

Coordonner les réservations liées aux déplacements (hébergement, transport), aux événements et aux activités d’équipe.
Gérer les inscriptions à des formations, conférences et événements.
Gérer les calendriers de réunions d’équipe (planification, convocations, suivis).
Participer à la coordination d’événements organisés par Coop Carbone (activités de mobilisation, événements corporatifs, etc.).
Assister dans la préparation et la tenue des activités de mobilisation interne
Offrir un soutien transversal aux différentes équipes pour des tâches ponctuelles (mise en page de documents, organisation logistique).

Gestion des espaces de travail (Montréal et Québec)

Être la personne-ressource auprès du gestionnaire immobilier.
Gérer les accès physiques aux bureaux (cartes, clés) et les demandes d’entretien.
Veiller à l’organisation et au bon fonctionnement des lieux (mobilier, matériel promotionnel, fournitures de bureau, réception du courrier).
Coordonner l’aménagement et le maintien d’un environnement de travail convivial et fonctionnel.

Relais avec soutien TI et gestion d'équipement

Faire le lien entre les membres de l’équipe et les services TI gérés (accès, incidents, équipements).
Gérer les demandes d’autorisations et le renouvellement des licences.
Assurer le suivi opérationnel de la flotte informatique et des accès aux groupes (ex SharePoint).

Compétences et qualifications requises

Expérience pertinente : Minimum de 5 années d’expérience dans un rôle similaire;
Formation : Diplôme d’études collégiales ou attestation (AEC) en bureautique, en secrétariat ou dans une discipline connexe;
Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; anglais fonctionnel;
Aisance avec les outils numériques collaboratifs (Suite Office, calendriers partagés, SharePoint, etc.);
Approche orientée « service à la clientèle interne » : écoute, courtoisie, efficacité et souci de bien répondre aux besoins de l’équipe;
Grande adaptabilité et capacité à gérer l’imprévu;
Polyvalence, autonomie et rigueur dans l’exécution des tâches;
Sens de l’organisation, capacité à jongler avec plusieurs priorités.

*Veuillez noter que pour occuper ce poste, vous devez détenir un permis de travail valide ou avoir le droit légal de travailler au Canada au moment de votre candidature.

Nous offrons

L'opportunité de devenir membre travailleur au sein d'une coopérative québécoise en pleine croissance;
Un environnement de travail stimulant et collaboratif au sein d’une équipe engagée et multidisciplinaire;
Un rôle clé dans la transition climatique des entreprises et collectivités;
Conditions de travail :
- Temps plein: 32 heures par semaine.
- 4 semaines de vacances et 13 jours fériés.
- Avantages sociaux (assurances collectives et REER collectif après 3 mois).
- Télétravail partiel et horaire flexible.
- Opportunités de développement professionnel.
- Salaire compétitif : entre 19$ et 35$ de l'heure selon l'expérience.

Pour postuler

Envoyez votre CV et lettre de motivation
Date limite : 27 juin 2025
Date prévue d’entrée en fonction : Dès que possible
Lieu de travail : Bureaux de Montréal et télétravail

*Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.

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Emplois en secrétariat et soutien administratif

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