Sous l’autorité de la Directrice générale (DG), l’adjointe administrative a pour mission d’assister la DG et l’organisme dans la réalisation des activités administratives et cléricales essentielles, tout en contribuant à la coordination et à la réussite des événements et projets. Ce rôle clé repose sur une gestion efficace des responsabilités administratives et une collaboration proactive dans l’organisation des événements et la communication externe.

Responsabilités :

Soutien administratif et clérical :

Exécuter les tâches administratives habituelles (comptabilité, entrée de données, traitement de demandes, etc.).
Répondre et diriger les appels téléphoniques et la correspondance électronique.
Organiser, planifier et gérer les rendez-vous, réunions, et prendre des minutes détaillées.
Gérer les listes de contacts et maintenir les bases de données à jour.
Rédiger et distribuer des courriels, lettres et formulaires divers.
Aider à la préparation de rapports réguliers et des documents requis pour les réunions.
Développer, organiser et maintenir les systèmes de classement et de documentation.
Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures internes.

Coordination et soutien événementiel :

Assister la DG dans la planification et l’organisation logistique des événements, galas et collectes de fonds.
Gérer la logistique des événements (réservations, visuels, supports publicitaires et publications).
Superviser la maintenance et les mises à jour du site web.
Coordonner les relations avec les fournisseurs, commanditaires et partenaires (soumissions, négociations).
Publier et coordonner les annonces et promotions sur les réseaux sociaux, y compris LinkedIn.
Collaborer avec des bénévoles et les équipes médias pour assurer le succès des campagnes et événements.

Relations publiques et communication externe :

Assurer une communication efficace et régulière avec les bénévoles, partenaires et commanditaires.
Agir comme porte-parole de la Fondation lors d’événements publics et présentations.
Promouvoir les activités de la Fondation via des annonces et collaborations avec des partenaires médias.

Profil recherché :

Habiletés : Sens aigu de l’organisation, autonomie et polyvalence, rigueur et minutie dans le travail.
Qualités : Proactivité, capacité à gérer le stress et priorités multiples, aptitude à travailler efficacement en équipe.
Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques et des logiciels choisis par l’organisation (Suite Office, Acomba, Prodon).
Expérience : Idéalement, expérience en coordination d’événements et en gestion de projets.

Engagement attendu :

Tous les employés doivent maîtriser les programmes informatiques utilisés par la Fondation

Poste temps plein, 32 heures/semaine. Possibilité d’un horaire 4 jours. Présence au bureau de la Fondation.

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Adjointe administrative et coordonnatrice